Traitement des documents par l'IA : là où l'humain reste
Chaque page de cette catégorie décrit le même pipeline. Capturez le document, classez-le, extrayez les champs, validez-les, poussez le résultat dans le système d'enregistrement. La description est précise et ce n'est pas la partie la plus difficile, car le pipeline est constructible depuis un moment maintenant et les modèles ne sont plus la contrainte.
Ce qui décide si l'un de ces projets vaut la peine d'être mené est plus restreint et moins discuté : quels domaines une personne regarde encore, comment ces domaines sont choisis et ce que vous mesurez pour savoir si l'accord tient. Si vous vous trompez, vous aurez automatisé la saisie et conservé tous les risques, ce qui est le résultat le plus courant que nous sommes appelés à examiner.
Triez vos documents selon la manière dont ils échouent, et non selon ce qu'ils sont
Le tri habituel se fait par type de document : factures, bons de commande, réclamations, contrats, formulaires d'intégration. Ce n’est pas le bon axe pour planifier le travail, car deux documents portant le même nom peuvent se comporter de manière complètement différente selon celui qui les a produits.
L'axe qui prédit l'effort est la mesure dans laquelle la disposition varie entre les instances. Les problèmes posés par votre propre organisation sont en fait une grille fixe, et l'extraction de celle-ci est presque résolue. Une facture fournisseur est semi-structurée : les mêmes faits sont présents à chaque fois et ils se déplacent sur la page en fonction du fournisseur qui l'a envoyée. Les textes libres, la correspondance et les contrats contiennent les faits en prose, de sorte que la question n'est plus de savoir où sur la page mais quelle clause, ce qui est un travail véritablement différent. L'écriture manuscrite et les numérisations médiocres se retrouvent dans les trois et fixent un plafond que rien dans le logiciel ne peut soulever.
Triez une pile de cette façon et le projet rétrécit généralement. La majeure partie du volume est divisée en un ou deux cours, ces cours sont généralement les plus prévisibles, et le cours difficile est souvent celui qui contient le moins de documents et le plus de jugement attaché à chacun.
Un seul chiffre de précision ne vous dit presque rien
La question que se pose dès le début tout responsable financier ou opérationnel est de savoir dans quelle mesure ces données seront exactes, et un simple pourcentage est la réponse la moins utile disponible, quelle que soit la personne qui la cite.
Les erreurs ne sont pas réparties uniformément. Un modèle lit une date et un nom d'entreprise de manière plus fiable qu'un total enfoui dans un tableau avec une ligne de remise au-dessus, de sorte qu'un chiffre global fait la moyenne des champs qui ne se trompent jamais avec ceux qui décident de ce que vous payez. Le chiffre dépend également entièrement des documents sur lesquels il a été mesuré, et un fournisseur mesurant sur des échantillons propres ne décrit pas votre salle de courrier.
Ce qui vaut la peine d'être mesuré, c'est par domaine, sur les domaines qui déplacent de l'argent ou créent une obligation, par rapport aux documents tirés de votre apport réel, y compris les mauvais. Deux chiffres comptent plus que le titre : la fréquence à laquelle une valeur erronée est produite et la fréquence à laquelle une valeur erronée survit à l'examen et atterrit dans le système d'enregistrement. Seul le deuxième a jamais coûté quelque chose à quelqu'un.
Le routage en toute confiance est toute la conception
Le modèle mental utile n’est pas un système qui extrait des documents. Il s'agit d'un système qui trie les documents selon ceux dont il a confiance et ceux dont il n'a pas confiance, et la qualité de ce tri est ce que vous achetez.
Un modèle qui a raison la plupart du temps et qui sait quand il est incertain a bien plus de valeur qu'un modèle qui a raison un peu plus souvent et qui n'a aucun sentiment de sa propre incertitude. La première peut être exécutée avec une file d’attente de révision dimensionnée pour les cas incertains. Le second doit être revu dans son intégralité, ce qui supprime la raison de sa construction.
La question de conception est donc de savoir où se situe le seuil par domaine, et il s’agit d’une décision commerciale plutôt que technique. Une date de livraison mal lue est un désagrément pour quelqu'un. Un compte bancaire mal lu est un paiement au mauvais endroit. Ces deux-là ne méritent pas le même seuil et ne devraient pas en partager un, et en pratique, c’est là que va la majeure partie de l’effort de configuration dans un déploiement sérieux.
La validation, personne ne budgétise les captures plus que le modèle
Avant de rechercher un meilleur modèle, vérifiez les valeurs extraites par rapport aux données que vous détenez déjà. Ce numéro de bon de commande existe-t-il ? Le nom du fournisseur correspond-il à un fournisseur que vous avez. La somme des éléments de campagne correspond-elle au total indiqué. Cette facture est-elle la première que vous avez déjà payée ?
Ces contrôles sont des logiciels ordinaires, ils sont bon marché et ils détectent une classe d'erreurs qu'aucune amélioration du modèle n'atteint, car ils ne demandent pas si la lecture était exacte. Ils se demandent si le résultat est possible. Un total qui ne correspond pas à ses propres lignes est erroné, quelle que soit la confiance avec laquelle il a été lu, et un système qui sait cela peut acheminer le document vers une personne au lieu de le transmettre.
La longueur appartient à la même famille de chèques et est celle qui est la plus souvent négligée. Un nom de fournisseur ou une description de ligne parfaitement lisible puis coupé silencieusement pour s'adapter à la colonne dans laquelle il atterrit est une valeur erronée qu'aucun chiffre de précision ne vous montrera jamais, car l'extraction était correcte et la réécriture était avec perte. Mesurer la version réelle la plus longue d'un champ dans un compteur de caractères avant que le schéma ne soit accepté prend une minute et détermine si la limite qui vous a été fixée est la limite dont les documents ont besoin.
C'est également ce qui rend une file d'attente d'examen tolérable pour les personnes qui y travaillent. Une file d'attente indiquant que ce document doit être vérifié est fatigante. Une file d'attente indiquant que ce total ne correspond pas aux lignes du document est une question spécifique avec une réponse rapide.
Où se situe réellement le coût
Les budgets pour ce travail ont tendance à être rédigés autour du modèle et de l'intégration, puis les coûts de fonctionnement se situent ailleurs : l'étape de révision, en heures de travail, chaque jour, aussi longtemps que le système fonctionne.
Cela a une conséquence sur la conception. Tout ce qui réduit le temps de révision est rentable en permanence, ce qui fait que l'interface que le réviseur utilise une partie de première classe de la construction plutôt qu'un outil interne que quelqu'un crée à la fin. Afficher le document avec la valeur extraite mise en évidence, de sorte qu'un contrôle soit un coup d'œil plutôt qu'une chasse, change l'économie de l'ensemble plus qu'un taux d'extraction légèrement meilleur.
Cela signifie également que le volume est la première question à se poser avant que tout cela ne soit justifié. Un processus gérant un flux constant de documents similaires est récompensé par l’automatisation. Un processus gérant une multitude de processus variés, chacun nécessitant un jugement, récompense généralement un meilleur modèle et une boîte de réception plus claire.
Ce que nous construisons en premier et ce que nous refusons de construire
La première version est une classification plus une classe de document, de bout en bout, y compris la file d'attente de révision et la réécriture. Une tranche étroite de la production apprend plus en quinze jours qu'un vaste projet pilote en un trimestre, car elle fait apparaître les pièces pour lesquelles personne ne prévoit de budget : les documents qui arrivent sous forme de photographies d'écran, le fournisseur qui a modifié son modèle, la gestion des exceptions que personne n'a précisée.
À côté, un ensemble étiqueté tiré de documents que votre organisation a déjà traités. La plupart des clients croient qu'ils n'ont aucune vérité fondamentale et en ont en fait des années, sous la forme de documents et de valeurs que quelqu'un leur a tirées. Cet ensemble est ce qui transforme la précision d'une réclamation du fournisseur en quelque chose que vous pouvez vérifier vous-même, et il continue de fonctionner comme un test de régression à chaque fois que quelque chose change dans le pipeline.
Ce que nous ne construirons pas, c'est un parcours direct sur un domaine qui crée une obligation juridique ou financière sans humain, sur la base d'une bonne évaluation. L'évaluation décrit les documents que vous avez vus. L’échec coûteux est toujours le document dont la forme est légèrement différente de tous les autres, et c’est précisément à cela que sert un seuil de confiance.
Si vous êtes plus tôt que cela et que vous décidez encore d'automatiser un processus, notre élément sur les services d'automatisation couvre cette question préalable, et l'élément d'intégration explique comment un système comme celui-ci s'attache au logiciel que vous exécutez déjà. Pour l'habitude de mesure qui se cache derrière tout cela, la pièce d'évaluation est celle qui compte le plus ici.